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コンサルタントの生産性向上テクニック-これだけは覚えておきたい!仕事の生産性を大きく変えるPC時短術

こんにちは、CROHackの坊(@crohack_bou)です。

これまでは、事業グロースにおけるPMFの考え方(『PMFが複数回必要な理由』)や、資金調達(『資金調達を成功させるポイント』)、早期活躍人財の育成(『ベンチャー・スタートアップで早期活躍する新卒人財の育成方法と研修プログラム』)についての記事を執筆させて頂いておりましたが、そもそもCROを目指すにあたって、第一ステップとなる、「仕事の生産性」を上げる最も基礎的なスキルについて書いていきたいと思います。

新卒1年目、入社してから企業ごとに様々な研修を受けるわけですが、その中でも“生産性”を追求する業界では当たり前とされているPC操作について、“これだけは絶対に押さえておきたい”最低限の時短術をご紹介できればと思います。

本記事でご紹介させて頂くのは、Excel・PowerPoint・GoogleChromeのショートカットですが、皆さんはどの程度、使いこなしていますか?

「数が多すぎて、覚えるのが大変」「使い慣れるまでに時間がかかるので、“今”忙しいから、知っている方法で対応してしまおう」「ショートカットといっても、そんなに変わらないでしょ」そう思っていませんか?

それは大きな間違いです。

仕事の中で、作業というのは、最も時間が取られる反面、最も価値が乗らない時間でもあります。そのため、「作業時間を可能な限り減らし、思考に充てる時間を増やすこと」で、自分自身の価値発揮を最大化していくことが大事なのです。

ショートカットを使えていないと1日1時間の無駄が発生しているという記事を複数目にしました。1日1時間となると1か月が20営業日だとして20時間、1年間で約240時間も無駄になっているということです。

ショートカットを使っているか使っていないかで、成長スピードが変わると言っても過言ではないと考えています。

また、実際に一度体が覚えてしまえば、一生忘れることはなく、永遠の時短術にもなるので、一時の非効率を許容して、まずは自身の体に早く染みつかせることが仕事の生産性を下支えする土台作りになるとも言えるでしょう。

そんなショートカットですが、今回は“絶対に覚えておくべき”と題して、利用頻度が高いものを抜粋してご紹介できればと思います。

- 基本編(ショートカットキー)

【凡例】
「+」同時押し 「・」順押し

【Excel】
まずは、仕事の中で最も使うと言っても過言ではないExcelです。Excelで使えるようになっておくと、劇的に生産性が変わるショートカットキーをご紹介したいと思います。

ちなみに、コピー/貼り付け/戻る/進むのような学生時代に学ぶ内容はこちらでは割愛させて頂きます。

① 行/列挿入 Shift + Ctrl + +
② 行/列削除 Shift + Ctrl + -
③ シートの切り替え Ctrl + Fn + ↑↓
④ 太字 Ctrl + B
⑤ 斜体 Ctrl + I
⑥ 下線 Ctrl + U
⑦ 取り消し線 Ctrl + 5
⑧ 検索 Ctrl + F
⑨ 置換 Ctrl + H
⑩ 行選択 Shift + Space
⑪ 列選択 Ctrl + Space
⑫ 特殊貼り付け Alt ・ e ・ s
⑬ グループ化/グループ化解除 Alt + Shift +→/←
⑭ 新しいシートの作成 Shift + F11
⑮ 合計 Alt + Shift + =

【GoogleChrome】
公私問わず多くの方が使われているであろうGoogleChrome。webrage社の調査によると、国内のPCブラウザシェア率は2位のMicrosoft Edge(10.9%)を大きく上回る38.7%とのことです。

ブラウザで動くタイプのビジネスツール(チャットツールなど)も増えているため、ブラウザのショートカットキーもぜひ押さえておきたいところですね。

① 新しいタブを追加する Ctrl + T
② URL欄にカーソルを移動(検索窓に移動)Ctrl + e
③ タブを閉じる Ctrl + w

-応用編(クイックアクセスツールバー)

ここまではショートカットキーをご紹介させて頂きましたが、応用編ではご自身でカスタマイズできるクイックアクセスツールバーの活用をおススメできればと思います。

クイックアクセスツールバーとは、下記の画像の部分のことなのですが、皆さんは活用していますでしょうか。

画像2

引用:パワポでデザイン

ExcelやPowerPointで使われるこの機能ですが、自分の作業の中で高頻度で利用するものを使う順番に設定することができるので、ショートカットキーの中でも「よく使うけど、タイプ数が多いもの」や「いつも上部のリボンで作業をするもの」を設定しておくことがおすすめです。

ちなみに私は、このような配列で設定しています。上の図のデフォルト状態と全く違う配置になっています。保存や元に戻す、進むといった動作は、前述のショートカットキーで行うため設定からは削除しています。

また、大きく違うのは使用頻度の高い図形の配置揃えの各種や、その図形のレイヤー(前面・背面)設定を追加していることです。

画像2

これによって、文字情報だけではわかりにくい説明も図版を簡単に、時間をかけずに作成することでわかりやすい企画書を作成しています。

【さらに応用編】
さらに、もう一歩進むと、Altキーを駆使して、マウスやタッチパッドに手を動かさずにPC操作をすることを実践してみるといいと思います。
Altキーを押すと、自動で1、2、3とガイドが出てくるので、ガイドに従ってキーボードをタイプするだけなので、知らなくても使えてしまうのが、非常に使いやすい点ですので、是非トライしてみてください!

※記事の内容は古いですが、操作は変わりなしです

高頻度でAltキーを駆使していくと、自然と体も覚えてくるので、キーボードからほぼ手を動かさずに”作業”を片付けられる「スーパーマン」になる日も遠くないでしょう。

-まとめ

今回は基礎中の基礎ということで、ショートカットキー/クイックアクセスツールバー/Altキーの活用をご紹介させて頂きました。

これらを駆使して、是非、右クリックを使ずに、キーボードだけでサクサク作業を片付ける「超生産性」を目標に実践していって頂ければと思います。
そうすることで、脳みそを使う時間を最大化し、ハイパフォーマーになる道が近くなることは間違いないです!

最後に、私が高頻度で使うショートカットキーの一覧と、クイックアクセスツールバーの設定ファイルをダウンロードしてすぐに使える状態にご用意しています。

【設定ファイルのお渡し方法】
①Twitterのアカウントフォローをお願いします
②Twitterで本記事または、わたしの本記事のツイートを #CROHack をつけてシェアお願いします

①、②のステップをいただればTwitterのDMにて設定ファイルをお送りします!

↓移行方法は以下を参考にしてください。


最後までお読み頂きありがとうございました!この記事が未来のハイパフォーマーへのきっかけになることがあれば幸いです。



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